Višegrádsky fond -malé granty
02.02.2010 22:01
Celkový rozpočet pridelený pre program Malých grantov je 512.000 EUR. Termíny pre podávanie žiadostí sú 1. marec, 1. jún, 1. september a 1. december. Maximálna čiastka pridelená jednému projektu v rámci programu Malých grantov je 5.000 EUR.
Žiadosti zasielajte na adresu Medzinárodného vyšehradského fondu elektronicky (on-line formulárom) a zároveň poštou v 2 kópiách. Všetky prílohy stačí zaslať v jednej kópii. Žiadosti dodané po vyššie uvedených termínoch nebudú prijaté. V prípade doručenia poštou je rozhodujúci dátum uvedený na poštovej pečiatke.
I. Všeobecné informácie
V rámci schváleného rozpočtu a dostupných zdrojov sú finančné zdroje Fondu používané na podporu činností v oblastiach:
1. kultúrnej spolupráce (napr. festivaly, publikácie)
2. vedeckej výmeny a výskumu (napr. konferencie, publikácie)
3. vzdelávania (semináre, letné školy)
4. výmeny mladých ľudí (športové, vzdelávacie a kultúrne aktivity pre deti a mládež)
5. cezhraničnej spolupráce (projekty na hranici 2 štátov V4 – do 50 km od hraníc)
6. podpora turizmu (sprievodcovia, prezentácie, veľtrhy)
Finančný príspevok Fondu nemôže presiahnuť 50% celkových nákladov na projekt. Celkové náklady zahrňujú tiež vlastné príspevky žiadateľa v naturáliách (nepeňažný vklad, ktorému sa môže priradiť finančná hodnota, napr. vlastné auto, ubytovanie, priestory a pod.), prípadne príspevky v naturáliách prijaté od iného spolufinancujúceho subjektu. V prípade Malých grantov je zmluvné obdobie maximálne 6 mesiacov a to i v prípade, že projekt bude trvať dlhšie.
Vo financovaní Fond uprednostní tie projekty, na ktorých sa zúčastnia subjekty (koorganizátori) zo všetkých krajín V4. Fond nepodporí projekty, na ktorých sa zúčastní menej než tri krajiny V4, s výnimkou projektov v oblasti cezhraničnej spolupráce. V cezhraničných projektoch je podmienkou spolupráca dvoch krajín V4. Fond sa môže taktiež zúčastniť na financovaní projektov zahrňajúcich spoluprácu s dodatočnými subjektami mimo krajín V4, za predpokladu, že sú tieto projekty v súlade s cieľmi Fondu. Žiadatelia z krajín mimo V4 môžu požiadať o grant za rovnakých podmienok, pokiaľ sa projekt tematicky týka vyšehradskej spolupráce.
Žiadatelia z nevyšehradských krajín môžu požiadať o Malý grant za predpokladu, že budú mať minimálne dvoch partnerov z rôznych krajín V4 a ich projekt bude mať vyšehradský charakter.
Fond môže poskytnúť finančné zdroje iba na pokrytie nasledujúcich nákladov:
1. tlač, vydávanie publikácií a ich distribúcia
2. prenájom miestností a s tým spojené technické náklady
3. honoráre pre umelcov
4. ubytovanie a stravovanie
5. cestovné náklady
6. honoráre pre expertov
7. preklady a tlmočenie
8. ceny a odmeny
9. kancelárske potreby a propagačné materiály
10. public relations a reklama
11. vytvorenie a aktualizácia internetových stránok
Predpokladá sa, že príspevky budú prednostne použité v prospech účastníkov projektu z krajín V4 a na území krajín V4.
Fond neposkytuje finančné zdroje na pokrytie nasledujúcich nákladov:
1. kapitálové investície
2. vlastné nepriame náklady (platby za elektrinu, plyn, telefón, atd.)
3. interné náklady a faktúry (nájomné vlastných priestorov, ubytovanie, diety,
vlastná robota (napr. projektová koordinácia), atď.
4. mzdy a finančné odmeny zamestnancom
(náklady spojené s pracovno-právnymi vzťahmi podľa Zákonníka práce vrátane čiastočných úväzkov, cestovných diét apod.)
Fond poskytne grant len na základe písomnej zmluvy (vzor je na internetovej stránke Fondu), ktorá jasne upravuje podmienky financovania projektu.
Fond nebude financovať projekty, ktoré spadajú pod rozpočtové financovanie a sú financované priamo z verejných rozpočtov (ministerstvá, kultúrne inštitúty atď). Kultúrne inštitúty krajín V4 sa na projektoch môžu podieľať, Fond ich však nemôže považovať za partnerov (napr. Slovenský inštitút v Prahe nemôže figurovať ako slovenský partner v českom projekte).
Pri financovaní projektov bude Fond postupovať podľa princípu proporcionálneho prideľovania príspevkov medzi subjekty z Českej republiky, Maďarskej republiky, Poľskej republiky a Slovenskej republiky.
Prioritou Fondu je podpora činností zameraných na budovanie občianskej spoločnosti.
II. Príprava projektu
Pri príprave projektu musí žiadateľ použiť príslušný formulár žiadosti, ktorý je k dispozícii on-line. V prípade potreby môže žiadateľ priložiť doplňujúce informácie o projekte vo forme prílohy k žiadosti.
Žiadosť o grant musí byť vyplnená v anglickom jazyku, doručená na Fond elektronicky a zároveň doručená vo vytlačenej forme v 2 kópiách poštou. Obe kópie žiadosti musia obsahovať vlastnoručný podpis žiadateľa. V prípade, že je žiadateľom právnická osoba, žiadosť musí byť podpísaná štatutárnym zástupcom organizácie.
Okrem žiadosti vyžaduje Fond predloženie nasledujúcich povinných príloh:
• (1) kópia identifikačných dokumentov žiadateľa (u fyzických osôb)
• (2) kópie dokumentov o založení, registrácii a stanov (u právnických osôb);
tieto dokumenty musia obsahovať nasledujúce údaje:
- meno štatutárneho zástupcu
- oficiálne sídlo organizácie
- identifikačné číslo organizácie (napr. IČO, DIČ)
• (3) kópie registračných či identifikačných dokumentov od projektových partnerov
• (4) originály písomných potvrdení od partnerov žiadateľa, ktoré musia:
- byť napísané v anglickom jazyku
- byť vytlačené na hlavičkovom papieri partnerskej organizácie
- byť podpísané štatutárnym zástupcom partnera
- obsahovať názov projektu a popis úlohy partnera v projekte
- byť novšie ako 3 mesiace
• (5) kópie listov od spolufinancujúcich subjektov
• (6) zvláštne povolenie k realizácii projektu (ak je potrebné)
Všetky povinné dokumenty musia byť doručené v jednej obálke spolu s projektovou žiadosťou. Zvlášť doručené dokumenty nebudú akceptované!
Kontaktné informácie:
International Visegrad Fund
Kráľovské údolie 8
SK-811 02 Bratislava
Slovenská republika
E-mail: smallgrants@visegradfund.org
Sekretariát Fondu zaregistruje žiadosti v poradí, v akom boli doručené. Každý žiadateľ obdrží prostredníctvom emailu písomné potvrdenie o prijatí jeho žiadosti a bude mu pridelené projektové číslo. Prosíme žiadatelov, aby používali toto číslo pri každej ďalšej korešpondencii s Fondom.
III. Schvaľovanie projektu
Sekretariát Fondu preskúma prijaté žiadosti z hľadiska splnenia formálnych náležitostí. Výkonný riaditeľ preskúma každú žiadosť z hľadiska obsahu s osobitým dôrazom na to, či je v súlade s cieľmi Fondu. Výkonný riaditeľ potom odporučí, resp. neodporučí schválenie projektu.
Schvaľovací proces v prípade Malých grantov trvá 8 týždňov od danej uzávierky. Žiadatelia by mali tento fakt zohľadniť v kalendári plánovaných aktivít vzhľadom na to, že Fond nemôže podporiť a ani posudzovať projekty, ktorých realizácia v dobe schvaľovania už prebieha.
Rada veľvyslancov na svojom zasadnutí projekty buď a) prijme, b) zamietne. Rozhodnutia Rady veľvyslancov sú konečné. Nezakladajú dôvod na súdne konanie a nevyžadujú podrobné zdôvodnenie.
Sekretariát Fondu informuje žiadateľa o výsledkoch schvaľovacieho procesu písomne (poštou alebo e-mailom). Fond nie je povinný rozhodnutie zdôvodňovať a nie je tiež povinný vrátiť projekt žiadateľovi. V prípade zamietnutia projektu môže žiadateľ v ďalšom grantovom kole požiadať o financovanie toho istého projektu, za predpokladu, že zmení časový plán projektu na neskoršie obdobie a podá novú žiadosť.
IV. Realizácia projektu
Žiadateľ je povinný realizovať schválený projekt v súlade s časovými a finančnými podmienkami dohodnutými v zmluve. Fond poskytne žiadateľovi prostriedky dohodnuté v zmluve podľa princípu preplácania účtov predložených Fondu (faktúr, pokladničných dokladov, cestovných nákladov a cestovných lístkov, zmlúv, kópií bankových výpisov, atď.).
Preplatenie nákladov prebehne v jednej platbe po úspešnej realizácii projektu a zaslaní Záverečnej správy a príslušných účtovných dokladov.
Vo výnimočných prípadoch môže žiadateľ požiadať Fond o zmenu kontraktu. Žiadosti o zmeny v rámci finančného a časového harmonogramu projektu posúdi Fond. Všetky žiadosti musia byť adresované Sekretariátu Fondu v písomnej forme.
Žiadatelia sú povinní poskytnúť Fondu prehľad mediálnych výstupov týkajúcich sa podporeného projektu, propagačné materiály projektu a pravidelne informovať Fond o priebehu projektu.
Žiadatelia sú taktiež povinní:
A.
Informovať Sekretariát Fondu o plánovaných podujatiach počas realizácie projektu zaslaním pozvánok alebo oznámení 14 dní vopred.
B.
Šíriť a podporovať ideu vyšehradskej spolupráce a dobré meno Medzinárodného vyšehradského fondu počas realizácie projektu a umiestniť logo Fondu a jeho internetovú adresu do všetkých informačných a propagačných materiálov, vrátane pozvánok spojených s realizáciou projektu. Formát a rozmery loga Fondu musia byť primerané poskytnutej podpore.
C.
Predložiť Fondu Záverečnú správu zahŕňajúcu:
• konečné finančné vyúčtovanie
• dokumentáciu projektu potvrdzujúcu podporu Fondu
Záverečná správa musí byť doručená Fondu najneskôr do tridsiatich dní od uplynutia zmluvnej doby.
V. Vyhodnotenie projektu
Všetky projekty Medzinárodného vyšehradského fondu podliehajú priebežnému a záverečnému vyhodnoteniu zo strany Fondu.
VI. Vyúčtovanie projektu - Financial settlement
Grant bude preplatený len po doručení kompletného vyúčtovania (Financial settlement – FS) spĺňajúceho formálne požiadavky Fondu. Vyúčtovanie musí obsahovať finančné doklady ako aj povinné formuláre, ktoré sú k dispozícii na stiahnutie na webovej stránke Fondu.
Príjemca grantu má povinnosť dokladovať v rámci vyúčtovania len tie náklady, ktoré prepláca Fond.
Zvyšné náklady projektu musia byť popísané v rámci samostatnej tabuľky v záverešnej správe - Final report. Záverečnú správu musí podpísať štatutárny zástupca príjemcu grantu.
Fond preplatí len tie náklady, ktoré boli uhradené príjemcom grantu alebo jeho zmluvným partnerom (v zmysle kontraktu s Fondom) v rámci zmluvného obdobia.
Oprávnené náklady sú jednoznačne definované v zmluve medzi Fondom a príjemcom grantu.
Fond nemôže refundovať žiadne interné náklady príjemcu grantu alebo jeho zmluvného partnera ani náklady vyplývajúce z pracovnoprávnych vzťahov upravovaných Zákonníkom práce.
Formálne kritériá:
• vyúčtovanie musí obsahovať následujúce povinné formuláre: tabuľka Financial settlement,
krycie listy – Enclosures to FS, záverečná správa – Final report (FR)
• krycí list Enclosure musí byť pripojený ku každému účtovnému dokladu
(spolu s potvrdením o platbe)
• krycí list Enclosure podpisuje osoba, ktorá pripravuje vyúčtovanie
• všetky krycie listy sú zhrnuté v súhrnnej tabuľke Financial settlement
• všetky krycie listy s príslušnými dokladmi sú chronologicky zoradené
(originál + kópia daňového dokladu, potvrdenie o úhrade)
• tabuľku Financial settlement a Final report podpisuje štatutárby zástupca príjemcu grantu
Žiadatelia z nevyšehradských krajín sú povinní priložiť k vyúčtovaniu anglický preklad nasledovných dokumentov podpísaný štatutárnym zástupcom:
• kópia bankového výpisu
• výdavkový pokladničný doklad
• účtovné doklady (napr. faktúry, zmluvy, účty)
• iné interné dokumenty nevyhnutné pre preplatenie grantu
• iné dokumenty vyžadované Fondom
Všetky povinné formuláre ako aj detailné inštrukcie k vyúčtovaniu sa dajú stiahnuť z webovej stránky Fondu.